Автоматизированная система Заказа гостевых пропусков позволяет организовать контроль входа и выхода посетителей на охраняемую территорию и обеспечивает автоматизацию процессов, связанных с оформлением, подписанием и доставкой пропуска на проходную (в бюро пропусков, на охрану или ресепшен).

Сотрудники офисов имеют возможность оформления заявок на пропуск посетителей прямо со своего рабочего места. Все такие заявки могут согласовываться уполномоченными лицами (руководителями подразделений, службой безопасности и т.п.). В случае утверждения ими заявок, они становятся доступными для сотрудников ресепшена, позволяя им со своего компьютера легко распечатать бумажный пропуск или активизировать гостевую магнитную карту. Заявки на пропуск могут оформляться на конкретное время посещения или на определенное количество часов посещения, на одно или определенное количество посещений в указанном временном интервале. При повторном заказе пропуска нет необходимости заново вносить в Систему данные о посетителе – вся информация хранится в базе данных и легко читается из нее.

Зачем нужна система Заказа гостевых пропусков

Безопасность:

• Система стандартизует порядок прохода посетителей на охраняемый объект, сводя к минимуму вероятность исключений из правил
• Такая функция как «Черный список» позволяет акцентировать внимание охраны на определенных посетителях, либо полностью накладывать запрет на посещение компании (здания)
• Реализована возможность формирования отчетов по всем посещениям конкретного гостя (учитывается общее время и цели визита), отчетов по посетителям конкретного сотрудника и прочих отчетов
• Возможность хранения фотографий посетителя или его сканированного документа позволяет вспомнить посетителя визуально
• Использование возможности заказа пропусков на машину позволит контролировать не только проход посетителей в здание, но и въезд транспортных средств на автостоянку Вашей Компании
• Система позволяет четко проследить ответственных за какие-либо действия, связанные с посетителями (то есть это могут быть как лица, оформившие заявки на пропуск, так и уполномоченные лица, заверившие данные заявки)
• Контролируя с помощью Системы время ухода гостей, Вы можете легко установить количество посторонних людей, находящихся в компании (здании), а также их предполагаемое местонахождение (исходя из того, кто значится как принимающий конкретного гостя)
• Упрощение процедуры выписывания пропуска на ресепшене позволяет избежать скопления большого числа людей у входа в здание

Удобство и экономия времени сотрудников:

• Возможность заказа сотрудником пропуска не вставая со своего рабочего места, а лишь заполнив необходимые поля стандартной формы (данные о посетителе), делает эту процедуру гораздо удобнее. И тем более удобной в случае, если пропуск на данного гостя уже когда-либо заказывался, то есть данные о госте уже занесены в базу данных
• Система автоматически передает сформированные заявки на пропуск посетителей соответствующим уполномоченным лицам на заверение, и далее на ресепшен. Это существенно экономит время сотрудников (секретарей, курьеров и т.п.), ранее выполнявших эти обязанности
• Упрощается и работа сотрудников, сидящих на ресепшене – с помощью системы для печати бумажного пропуска или активировании магнитной карты им достаточно лишь нажать одну кнопку

Престиж:

Следует принять во внимание, что ресепшен – это первое, что видит посетитель при входе в здание. Компьютер на ресепшене и электронный заказ пропусков сразу придают солидность и внушают посетителям уважение к Компании

Пользователи системы

Система разрабатывалась для автоматизации контроля доступа в офисные и административные здания, в крупные компании (такие как банки, отели, торговые центры и прочие), на промышленные объекты, а также другие объекты, где требуется контроль за проходом посетителей.

Характеристики

Настраиваемость:

• Система настраивается для каждого охраняемого объекта индивидуально. Добавляется необходимое число зданий и компаний с их организационными структурами (управления, департаменты, отделы и т.п.)
• Для разграничения прав пользователей создаются специальные группы, которые можно привязать к вышеуказанной структуре охраняемого объекта. Права могут быть на создание заявки на пропуск в определенную структуру объекта, на утверждение заявок определенной группы пользователей, на печать пропусков в определенное здание, на просмотр определенного вида отчетов и т.п.

Усиленный контроль входа/выхода:

• Система позволяет контролировать входящих посетителей не только по тому, заказан посетителю пропуск или нет, но и не находится ли данный посетитель в черном списке. В зависимости от этих данных охрана может подвергнуть посетителя более тщательной проверке
• Кроме того, есть возможность проверять и выходящих посетителей. Если в пропуске было оговорено время ухода, то он может быть просрочен. В этом случае охрана может потребовать дополнительные документы у приглашающего для обоснования задержки данного посетителя в здании (компании)
• В Системе также предусмотрена возможность проверки на вынос вещей из здания (компании). Охрана может проверить выносимые посетителем вещи, сравнив их с теми, что были указаны посетителем при входе в здание (если была такая необходимость или если посетитель сам пожелал что-либо указать)

Дополнительная безопасность:

• При настройке Системы может быть включена (выключена) опция сохранения фотографий. Наличие в базе данных фотографий посетителей усиливает уровень безопасности, позволяя при возникновении каких-либо проблем получить еще и визуальную информацию о посетителях. Сами фотографии могут быть занесены в базу данных при первом визите посетителя с помощью сканирования его документа, снимка на цифровой фотоаппарат или любым другим удобным для компании способом
• При настройке Системы может быть включена (выключена) опция утверждение заявок сотрудников на вход посетителей начальником отдела (департамента), службой безопасности или другими уполномоченными лицами
• Система обладает развитыми средствами идентификации пользователей

Обучение и удобство в эксплуатации:

• Весь функционал Системы реализован на интуитивно-понятном уровне, и сама Система имеет стандартный WEB-интерфейс, так что в ней без проблем научится работать любой пользователь ПК и Интернет
• Вместе с установочным диском Системы поставляются Руководства Пользователя Системы и Руководство Администратора. Кроме того, эти же документы есть в электронной версии – достаточно нажать на кнопку с вопросительным знаком в правом верхнем углу окна Системы

Доступность

Система использует Веб-технологию Microsoft. Это позволяет быстро ее развертывать благодаря «тонкому» клиенту. То есть необходимо установить лишь ядро Системы на сервер компании (здания), а на всех пользовательских рабочих местах достаточно лишь программы Internet Explorer. То есть установка Системы при условии наличия общей компьютерной сети и сервера займет очень мало времени.

Системные требования

Для того чтобы система нормально функционировала на Вашем сервере, достаточно установить на него:

• Windows 2000 Server
• MS IIS
• MS ASP
• MS SQL Server 2000 Standard Edition

Сделав свой выбор в пользу Системы, Вы можете дополнительно получить следующие услуги:

• инсталляцию продукта (для Москвы)
• консультирование пользователей Вашей компании по всем вопросам, связанным с работой Системы на этапе внедрения
• доработку системы под Ваши дополнительные требования (по отдельному договору)
• сопровождение Системыl после внедрения (по отдельному договору)
• предоставление информации о выходе новых версий продукта